Konservierung

Legal Hold

Durch eine Konservierung werden die Daten vor versehentlicher oder absichtlicher Veränderung geschützt. Die als potentiell relevant identifizierten Daten dürfen nicht mehr verändert werden, deswegen geht ein Legal Hold an die entsprechenden Custodians raus. Legal Hold ist die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und kann durch einen automatisierten technischen Prozess unterstützt werden.

Das Ziel der Konservierung ist die Risikominimierung.

Wenn eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, müssen unverzüglich potenziell relevante Daten isolieren und geschützt werden, und zwar unter folgenden Gesichtpunkten:

rechtlich vertretbar,

angemessen,

verhältnismäßig,

effizient,

prüfbar,

umfassend

aber individuell zugeschnitten.

Die Übersicht der weiteren Schritte finden Sie hier:

Identifikation

Identifikation

Identifizierung der Quellen von potenziell relevanten Informationen.

Konser-
vierung

Konservierung

Schutz der Daten vor versehentlicher oder absichtlicher Veränderung.

Daten Sammlung

Daten Sammlung

Gerichtsfeste Einsammlung der identifizierten Daten und deren Metadaten.

Daten Verarbeitung

Daten Verarbeitung

Die Daten werden in Review Plattformen eingespielt und zugänglich gemacht.

Daten Sichtung

Daten Sichtung

Sichten und Klassifizieren der Dokumente bezüglich Sachverhalts-
relevanz.

Daten Analyse

Daten Analyse

Auswertung elektronisch gespeicherter Informationen auf Inhalt und Kontext.

Produktion

Produktion

Bereitstellung der relevanten Dokumente für die Weiterverarbeitung oder Weitergabe.

Kooperationen

Durch unsere Partnerschaften können wir Ihnen das zu Ihrem Projekt passende E-Discovery Tool zu guten Konditionen anbieten. Unsere zertifizierten Mitarbeiter setzen das Projekt auf und betreuen Sie bei der Projektumsetzung.

E-Discovery Lebenslauf

Ihre Daten werden von unseren Experten während des gesamten E-Discovery Lifecycles betreut.

Mitarbeiter

Unsere Kollegen haben juristische, technische und wirtschaftliche Hintergründe. Mit Erfahrung, IT-Kompetenz und Spaß an Herausforderungen setzen sie juristische Projekte um.

Infrastruktur

Für die Sicherheit Ihrer Daten verfügen wir über die benötigte technische Infrastruktur.

Expertennetzwerk

Bei Bedarf verfügen wir über ein Netzwerk aus spezialisierten Kanzleien und IT-Dienstleistern.

Ergebnisse

Die benötigten Ergebnisse liefern wir Ihnen schnell, verlässlich, rechtssicher und vertraulich.

Anna-Katharina Horn

Managing Director, Rechtsanwältin

Identifikation

In dieser Phase werden potenziell relevante Dokumente sowie Custodians und Zeiträume identifiziert. Ein Custodian ist der Besitzer, bzw. Ersteller der entsprechenden Daten. Bspw. werden im Rahmen von Internen Untersuchungen regelmäßig Email Postfächer von Mitarbeitern eingesammelt.

 

Konservierung

Die als potenziell relevant identifizierten Daten dürfen nicht mehr verändert werden, deswegen geht ein Legal Hold an die entsprechenden Custodians raus. Legal Hold ist die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und kann durch einen automatisierten technischen Prozess unterstützt werden. Das Einsammeln der Daten beginnt im nächsten Schritt.

Datensammlung

Manche Unternehmen haben etablierte technische Prozesse, um die Daten effizient und den Vorschriften entsprechend einzusammeln. Viele Unternehmen beauftragen externe IT-Forensiker oder Dienstleister, die bei der Sammlung der gewünschten und benötigten Daten behilflich sind.

Datenverarbeitung

Neben Deduplizierung und der Formatierung in lesbare Formate, werden alle Dokumente mit OCR behandelt, so dass die Texte erkannt, lesbar und durchsuchbar werden.

Datensichtung

Der Review wird in mehreren Schritten durchgeführt. Nach einer Vorsortierung nach Schlagworten, Zeiträumen, Fileformaten und Custodians, werden die Dokumente im First-Level-Review auf ihre Relevanz hin gesichtet und geprüft. Im Second-Level-Review werden sodann die Dokumente, welche in der ersten Review Phase als potenziell relevant eingestuft wurden, auf ihre tatsächliche Relevanz geprüft. Die Datenmenge wird dadurch immer weiter reduziert.

 

Daten Analyse

Neben den Erkenntnissen aus den Inhalten der Dokumente werden auch die Informationen aus den Metadaten miteinander in Verbindung gebracht. Diese Analyse kann neue Datenquellen, Custodians und Zeiträume hervorbringen – der Prozess beginnt dann von vorne.

Produktion

Bei der Produktion werden die relevanten Daten für die Weiterverarbeitung oder Weitergabe bereitgestellt. Die Dokumente können als Native File, PDF und auch als TIFF übergeben werden. Meistens geschieht dies in sogenannten Load Files. Der Empfänger kann die Daten dann seinerseits in eine Review Software einspielen. Wichtig: vorgenommene Schwärzungen zur Einhaltung des Datenschutzes können nach der Produktion nicht mehr rückgängig gemacht werden – auch nicht in einer anderen Document Review Plattform.